Распространена проблема, связанная с терминологическими вопросами авторского прав

Организация коллективного управления в обязательном порядке должна знать, кого из авторов или издателей она представляет на данный момент времени.

Для этого ей нужно вести электронную базу данных издателей и авторов, при этом занимаясь постоянным обновлением ее же.
Эти вся информация об авторах должна быть распределена по двум категориям:
   1) данные – то есть минимум сведений, для дальнейшей идентификации авторов и издателей, как в стране, так и за рубежом;
   2) данные, необходимые, для уточнения отношений между организацией коллективного управления и ее членами или клиентами. То есть, другими словами, это адреса, различные счета (банковские,почтовые), и другая деловая информация. 
 
Организация коллективного управления в обязательно порядке должна максимальным объемом информации, о зарубежных издателях и авторах, которых она на данный момент представляет.
 Кстати, эти сведения можно получить из таких источников как САЕ (это аббревиатура общества авторов, композиторов и издателей).
Картотека  САЕ включает в себя данные около 1 300 000 авторов и 250
000 издателей со всего земного шара, являющихся членами 110 обществ авторских
прав, либо не входящих в них НС - авторы, не имеющие членства.
 Все эти данные включают в себя следующие сведения: 
 1) фамилия или фамилии, название издательства;
   2) ФИО;
   3) членство (ограниченное правами или территорией, либо нет);
   4) указание даты смерти ( при необходимости). 
 
Информационный лист САЕ издается раз в квартал, с последующими изменениями и дополнениями по определенным числам: 15 февраля; 15 мая; 15 августа; 15
ноября.

Она подлежит выпуску на микрофишах ( с осени 1991 года на компакт-дисках), до этого времени выходила на магнитных лентах.
Следует заметить, что с ростом технического прогресса компакт-диски в скором времени вытеснят с рынка микрофиши, в связи с их большим объемом.

К информации САЕ, имеют доступ  все общества и организации коллективного
управления. Именно по этому, мы настоятельно советуем вносить без задержек, все основные данные о членах обществ и клиентах, это так де касается каких-либо изменений в предоставленных ими данных.

Само написание и звучание фамилий некоторых авторов не всегда созвучно разных языковых зонах.
 В 1974 и 1975 годах встал очень четко вопрос о внесении в САЕ информацию о 36
000 фамилий русских композиторов, написанных кириллицей. Руководствуясь возникшей неприятностью,  Институт славянских языков при Цюрихском университете изобрел способ «многоязычной  транскрипции". Этот способ дал возможность предоставлять фамилию в нескольких формах написания, соответствующих языковым предпочтениям данного региона.

Указание произведений.

Организациям, занимающимся коллективным управлением, необходимо убедить своих членов перечислить все произведения, созданные ими, а также подтвердить данный список соответствующими документами. Только в этом случае обеспечивается точная информация о произведениях, которые имеются в архиве организации. Если творение не имеет письменного выражения, оно может быть представлено в звуковой форме, например в виде записи на кассете. Указывать в таком виде произведения, распространяется и на издательства. Они, в свою очередь, должны сообщать о любых публикациях, которые уже состоялись.
Настоятельно советуется сохранять как подтверждающую документацию, указания произведений, так и копии контрактов, относящихся  к произведениям, особенно это касается издательских контрактов. Таким образом, организация коллективного управления является своего рода национальным хранилищем музыки. Документы, хранящиеся здесь, возможно, когда-нибудь, станут основой для научных и исторических исследований. Также, в случае утраты документов, она сама может вмешаться.
Если издателем или авторами не были указаны произведения, то организация коллективного управления выплачивать роялти не должна. В этом случае все платежи откладываются на период выполнения всех необходимых требований.

Документация - ВВП.

Невозможно составить полную документацию о мировом музыкальном репертуаре, так как те данные, которые имеются на сегодняшний день, быстро устаревают, а также являются весьма фрагментарными. По этой причине, авторские общества из разных стран сотрудничают с целью не только получать и отдавать информацию, но еще и с целью избежать риска чрезмерного потока информации. Помимо документации относящейся непосредственно к произведениям, общества, применяют дополнительный ввод информации САЕ, она намного полнее. Этот метод известен как «Варшавская
процедура принятия решением ЦИСАЦ». Если известен автор, то за все его недокументированные произведения роялти перечисляются в то общество, членом которого он является.

Документация ВПП, или всемирный перечень произведений (Ворлд Воркс Лист), учитывают тот факт, что авторские сообщества в курсе, какие именно творения из его репертуара завоевали всемирную симпатию. Такие данные как: фамилия автора, название произведения или логотип издательства (кроме информации о публикациях в будущем), включаются в ВПП-систему ЦИСАЦ. Она же, в свою очередь, постоянно обновляется АСКАП (Американским авторским обществом). Каждой конкретной организации или обществу коллективного управления предоставляется широкий выбор произведений для включения в ВПП-документацию, с поправкой на количество.
Система ВПП имеет информацию о более чем, 850 000 музыкальных произведений.

Распределение.
После того как будут собраны гонорары и получены все бухгалтерские отчеты об транслировавшихся или исполненных произведениях, организация  коллективного управления рассчитывает гонорары, представленные к оплате, каждому издателю или автору. Данный вид работ называется распределение. Это самая трудоемкая операция, которую необходимо выполнять организации.
Принципы распределения.